การบริหารจัดการก่อสร้างของชุมชน
ประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญ
1) การสืบราคาวัสดุ / การตรวจสอบราคา
2) การจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์
3) การตรวจรับวัสดุก่อสร้าง
4) การจัดเก็บ ควบคุม และการดูแลรักษาวัสดุก่อสร้าง
5) การควบคุมและการตรวจรับงานก่อสร้าง
6) การเบิกจ่ายเงินค่าแรงของผู้รับจ้าง
(ผู้รับเหมาและช่างชุมชน)
1.การสืบราคาวัสดุ / การตรวจสอบราคา
ก่อนที่จะมีการสั่งซื้อวัสดุอุปกรณ์ คณะกรรมการควรจะต้องมีการจัดหาราคากลางหรือสืบราคาวัสดุเพื่อให้สามารถซื้อวัสดุได้ในราคาถูก และมีคุณภาพ
วิธีการ คือ ประสานงานกับร้านค้า ขอรายละเอียดราคาวัสดุก่อสร้าง โดยคณะกรรมการจะต้องเตรียมรายละเอียดของวัสดุก่อสร้าง ได้แก่ รายละเอียดเกี่ยวกับคุณภาพและจำนวนที่ต้องใช้ เพื่อให้ทางร้านค้าวัสดุจัดทำใบเสนอราคาวัสดุก่อสร้าง เสนอต่อคณะกรรมการชุมชน ทั้งนี้ ควรมีการสำรวจราคาวัสดุหลายๆร้านค้า เพื่อเป็นการเปรียบเทียบราคาวัสดุก่อสร้าง
...สิ่งสำคัญ ทุกคนควรช่วยกัน โดยการแบ่งการไปสืบค้น
ราคา อย่าอ้างว่าไม่มีเวลาเพราะเป็นเรื่องของทุกคน ในฐานะเจ้า
ของบ้านที่ต้องจัดการ
ข้อควรระวังการสืบราคาวัสดุ /การตรวจสอบราคา
- การสืบราคาควรต้องมีการดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ เพื่อการรับรู้ข้อมูลราคาวัสดุก่อสร้างตามท้องตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และควรสืบราคาจากร้านจำหน่ายวัสดุหลายๆ ร้าน
- การสืบราคาควรกำหนดคุณสมบัติของวัสดุ (สเปก) เพื่อเป็นเกณฑ์ในการสืบราคา ทำให้สามารถเปรียบเทียบคุณภาพและราคาของแต่ละร้านได้
- ควรเตรียมใบเสนอราคาให้ร้านค้ากรอกรายละเอียดต่างๆ ให้ครบ เช่น รุ่น ยี่ห้อ ราคา ความหนา น้ำหนัก พร้อมแนบแคตตาล็อก (ถ้ามี)
- การพิจารณาคัดเลือกร้านวัสดุควรคำนึงถึงคุณภาพของวัสดุ อย่าพิจารณาจากราคาเพียงอย่างเดียว
- คณะกรรมการที่ทำหน้าที่ในการสืบราคาวัสดุ ควรเป็นผู้ที่มีความรู้ทางด้านการก่อสร้างและการดูวัสดุก่อสร้างเป็นอย่างดี มิเช่น นั้นอาจได้รับข้อมูลเกี่ยวกับคุณภาพและราคาที่ไม่ตรงกับความเป็นจริง
2.การจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์
หลังจากร้านค้าวัสดุ เสนอราคาสินค้าให้กับคณะกรรมการชุมชน คณะกรรมการควรจัดให้มีการประชุมเพื่อดูรายละเอียดราคาวัสดุ ตรวจสอบราคา สรุปราคา รวมทั้งคุณภาพของวัสดุร่วมกัน
สิ่งสำคัญ คือ คณะกรรมการและสมาชิกต้องร่วมกันตัดสินใจในการเลือกร้านวัสดุที่จะสั่งซื้อวัสดุ โดยสามารถที่จะเลือกซื้อวัสดุได้จากหลายร้าน
ในการสั่งซื้อวัสดุนั้น ช่างจะต้องคำนวณวัสดุที่ต้องการใช้
เพื่อแจ้งให้คณะกรรมการทราบ โดยควรดูเทียบไปกับแผนงาน
การก่อสร้าง เพื่อจะได้รู้ว่าต้องการวัสดุประเภทใดบ้าง จำนวนเท่า
ไร หลังจากนั้นคณะกรรมการจะสั่งใบสั่งซื้อให้ร้านค้าวัสดุ โดย
ที่คณะกรรมการและเจ้าของบ้านควรจะต้องมีการจัดทำบัญชี
รายการวัสดุร่วมกันว่ามีการสั่งซื้อวัสดุประเภทใดบ้าง เพื่อให้ร้าน
ค้าจัดส่งวัสดุตามรายการสั่งซื้อ เพื่อเตรียมการก่อสร้างต่อไป
ข้อควรระวังการจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์
- ควรมีการวางแผนการจัดซื้อวัสดุร่วมกันระหว่างคณะกรรมการ ช่างและเจ้าของบ้าน ก่อนการจัดซื้อเพื่อป้องกันการจัดซื้อที่ซ้ำซ้อน และซื้อวัสดุมากเกินความจำเป็นในการใช้ รวมทั้งการซื้อวัสดุที่ไม่สอดคล้องหรือเหมาะสมต่อความต้องการใช้
- ความเร่งรีบในการก่อสร้าง หากไม่ได้มีการวางแผนการก่อสร้างล่วงหน้าที่รัดกุมอาจส่งผลให้เกิดปัญหาการสั่งซื้อที่ไม่เป็นระบบ ซึ่งมีผลต่อกระบวนการก่อสร้างโดยภาพรวมทั้งหมดได้
- การสั่งซื้อวัสดุการก่อสร้างของเจ้าของบ้านหรือช่างชุมชนหรือแม้แต่ผู้รับเหมารายย่อย ควรมีระบบการควบคุมที่เป็นระบบชัดเจนเพื่อป้องกันการแอบอ้างการสั่งซื้อวัสดุของชุมชนโดยช่างผู้รับเหมาตามมาได้
- การสั่งซื้อวัสดุกับร้านค้าควรให้แจ้งรายละเอียดให้ครบ เช่นรุ่น ยี่ห้อ น้ำหนัก ความหนา ตามที่ร้านค้าเสนอเพื่อป้องกันร้านค้าจัดส่งไม่ตรงตามที่เสนอราคา
- การสั่งซื้อวัสดุ ไม่จำเป็นต้องสั่งซื้อของจากร้านเดียว เพราะเป็นการผูกขาดให้พิจารณาเลือกซื้อวัสดุที่มีคุณภาพดี ราคาถูกและมีจำนวนตามที่ชุมชนต้องการได้
- ควรมีการตกลงกับร้านจำหน่ายวัสดุให้ชัดเจนเกี่ยวกับเงื่อนไขการเบิกจ่ายวัสดุ โดยให้กำหนดคนที่มีสิทธิ์ในการสั่งซื้อที่ชัดเจนและห้ามมิให้มีการสั่งซื้อนอกเหนือจากผู้ที่ชุมชนกำหนดมาเท่านั้นเพื่อป้องกันการสั่งซ้ำซ้อน
- ควรมีการตกลงกับร้านจำหน่ายวัสดุในเงื่อนไขการจ่ายวัสดุโดยกำหนดวงเงินการสั่งซื้อของแต่ละชุมชนและเจ้าของบ้านแต่ละหลังต่อร้านวัสดุที่สั่งซื้อ และควรมีการทำราคากลางใน
- การสั่งซื้อวัสดุร่วมกันอย่างชัดเจนการสั่งซื้อควรโปร่งใสมีกระบวนการรับรู้ราคาและร้านค้าสั่งซื้อวัสดุร่วมกัน
3. การตรวจรับวัสดุก่อสร้าง
หลังการสั่งซื้อ ร้านค้าวัสดุจัดส่งวัสดุก่อสร้างตามใบสั่งซื้อให้ของชุมชน โดยนอกจากวัสดุที่สั่งซื้อแล้ว ควรจะต้องมีใบส่งของและใบรับสินค้าจากแนบมาด้วย เพื่อให้ทางชุมชนได้ทำการตรวจเช็คสินค้า ตรวจรับของ
โดยในการตรวจรับนั้น คณะกรรมการควรจะต้องทำหน้าที่ในการตรวจรับสินค้า สิ่งสำคัญที่จะต้องตรวจสอบ คือ จำนวนคุณสมบัติของสินค้าว่าตรงกับที่สั่งหรือไม่ และสภาพสินค้านั้นชำรุด
หรือไม่
และเมื่อได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้ว คณะกรรมการจึงจะได้เบิกจ่ายเงินเพื่อชำระค่าวัสดุก่อสร้าง รวมทั้งมีการจัดทำบัญชีวัสดุร่วมกับเจ้าของบ้าน
เอกสารที่จำเป็นต้องใช้ในการตรวจสอบการสั่งซื้อวัสดุ
- ใบสั่งซื้อ
- ใบส่งของจากร้านค้าวัสดุตามรายการสั่งซื้อ
- ใบสำคัญรับเงิน หรือเอกสารแสดงยอดสรุปค่าวัสดุที่สั่งซื้อ
บุคคลที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนการตรวจรับวัสดุก่อสร้าง
- คณะกรรมการจัดซื้อ
- ตัวแทนร้านจำหน่ายวัสดุ
- คณะกรรมการควบคุมวัสดุ
- คณะกรรมการตรวจสอบการจัดซื้อ
- คณะกรรมการฝ่ายการเงิน
ข้อควรระวังการตรวจรับวัสดุก่อสร้าง
- การตรวจรับวัสดุต้องมีการตรวจสอบใบสั่งซื้อและใบส่งของว่ารายการมีจำนวนตรงกันหรือไม่
- การตรวจรับวัสดุ ต้องตรวจสอบคุณภาพของวัสดุให้เป็นไปตามที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ / ใบเสนอราคาของร้านค้า
- ในการตรวจรับวัสดุให้ตรวจสอบสภาพของวัสดุ สิ่งที่ควรดูคือ วัสดุไม่มีการชำรุด แตก เสียหาย เนื่องจากการขนส่ง หากพบให้ร้านนำวัสดุมาเปลี่ยนให้ใหม่
- เจ้าของบ้านต้องตรวจรับวัสดุของตนเองและต้องมีสมุดการเบิก-รับวัสดุแต่ละคน เพื่อสามารถทราบปริมาณวัสดุที่ใช้ และเงินที่เหลือตามวงเงินสินเชื่อของตนเอง
- ผู้รับหน้าที่ในการตรวจรับวัสดุก่อสร้างไม่ควรเป็นคนเดียวกันกับผู้รับเหมาหรือรับงานก่อสร้างชุมชนจงซื้อรวม อย่าซื้อใครซื้อมันโดยในช่วงการซื้อวัสดุนี้ เราเองก็จะได้เรียนรู้ด้วย ดังนั้นในกระบวนการคนรับผิดชอบเองก็ต้องโปร่งใส
4. การจัดเก็บ ควบคุม และการดูแลรักษาวัสดุก่อสร้าง
การจัดเก็บวัสดุก่อสร้างที่สั่งซื้อมาจากร้านค้านั้น สามารถทำได้หลายวิธี เช่น หาสถานที่เก็บวัสดุร่วมกัน แล้วเจ้าของบ้านค่อยมาเบิกจ่ายกับคณะกรรมการควบคุม แต่ในบางชุมชนที่อาจมีปัญหาเรื่องสถานที่เก็บวัสดุก่อสร้างก็อาจจะใช้วิธีการสั่งของจากร้านค้าวัสดุ และนำไปส่งที่บ้านแต่ละหลังโดยไม่มีการกองเก็บวัสดุไว้ที่ส่วนกลางก็ได้
ส่วนในกรณีที่มีการเก็บวัสดุก่อสร้างไว้ในชุมชนและมีการควบคุมโดยคณะกรรมการนั้น คณะกรรมการควรจะต้องมีการทำเอกสารเพื่อควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุทุกครั้งที่มีการเบิกจ่ายวัสดุ และเจ้าของบ้านจะต้องจดบันทึกวัสดุที่เบิกไปใช้ก่อสร้างเพื่อตรวจสอบข้อมูลการเบิกจ่ายวัสดุให้ตรงกับคณะกรรมการ วิธีการเช่นนี้จะทำให้สามารถควบคุมงบประมาณการก่อสร้างบ้านให้สอดคล้องกับจำนวนเงินที่ใช้สินเชื่อเพื่อการก่อสร้างได้
เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ควบคุมและการดูแลรักษาวัสดุก่อสร้าง
- ทะเบียนคุมจำนวนวัสดุ / อุปกรณ์การก่อสร้างที่สั่งซื้อมา
- ในแต่ละงวด
- แบบฟอร์มเพื่อบันทึกการเบิกจ่ายวัสดุอุปกรณ์
- หลักฐานการเบิกจ่ายวัสดุจากช่างชุมชนและเจ้าของบ้าน
บุคคลที่เกี่ยวข้อง
- คณะกรรมการควบคุมวัสดุ
- คณะกรรมการควบคุมงาน
- เจ้าของบ้าน
- ช่างชุมชนหรือผู้รับเหมา
ข้อควรระวังการจัดเก็บ ควบคุม และการดูแลรักษาวัสดุก่อสร้าง
- การเบิกจ่ายวัสดุ เจ้าของบ้านต้องเป็นผู้เบิกวัสดุด้วยตนเองโดยปรึกษาจากช่างหรือผู้รับเหมา
- การควบคุม การเบิกจ่ายวัสดุ หากคณะกรรมการที่ทำหน้าที่มีหลายคนควรมีการจัดระบบในการเบิก-จ่ายวัสดุ เพราะอาจเกิดการเบิกจ่ายวัสดุซ้ำซ้อน
- การเบิก-จ่าย ต้องมีการทำสมุดเบิกจ่ายสำหรับบ้านแต่ละหลัง และเจ้าของบ้านต้องมีสมุด เบิก-รับ วัสดุของตนเอง โดยต้องมีการจดบันทึกและเซ็นชื่อในสมุดทั้งสองให้ตรงกันทุกครั้งที่มีการเบิกจ่ายวัสดุเจ้าของบ้านต้องดูแลและควบคุมการใช้วัสดุในการก่อสร้างบ้านของตนเองอย่างใกล้ชิดเพราะอาจเกิดปัญหาการใช้วัสดุสิ้นเปลืองจากที่ควรจะเป็นเนื่องจากการแตกหัก สูญหายหรือใช้วัสดุอย่างไม่ประหยัด
ข้อควรระวังปัญหาเรื่องการใช้วัสดุสิ้นเปลือง
- งานเหล็ก ทั้งเหล็กเส้นและเหล็กรูปพรรณ เช่น เหล็กโครงหลังคา ควรมีการวางแผนในการตัด เพื่อให้เหลือเศษวัสดุน้อยที่สุด
- งานฉาบปูน การฉาบปูนมักมีปูนหล่นตามพื้นเวลาฉาบ ต้องเน้นให้ช่างเก็บวัสดุมาใช้ต่อ
- การหยิบยืมวัสดุ ในบางกรณีช่างบางคนอาจรับงานก่อสร้างบ้านหลายหลัง อาจมีการนำวัสดุของบ้านหลังหนึ่งไปใช้กับอีกหลังหนึ่ง หรือเป็นการหยิบยืมจากช่างคนละชุด แล้วไม่นำมาคืนทำให้บ้านมีราคาก่อสร้างที่สูงขึ้น
- การกองเก็บวัสดุ ควรให้มีการกองเก็บให้เป็นระเบียบ และในที่ปลอดภัยเพื่อป้องกันการแตกหักสูญหายและง่ายต่อการตรวจสอบ
- ควรมีการตรวจสอบการใช้วัสดุของบ้านในแต่ละวัน ว่ามีความเหมาะสมกับงานที่ทำได้หรือไม่
- ในกรณีที่มีการเก็บวัสดุไว้ส่วนกลาง ต้องมีการบริหารจัดการในการเบิกจ่าย และการควบคุมดูแลให้เป็นระบบ เพราะหากไม่มีการควบคุมดูแลที่ดีวัสดุมักมีการสูญหาย แตกหักและหาผู้รับผิดชอบยาก
5. การควบคุมและการตรวจรับงานก่อสร้าง
การควบคุมงานก่อสร้าง เจ้าของบ้านทุกหลังควรต้องมีส่วนร่วมในการควบคุมและการบริหารจัดการบ้านตนเอง กรณีที่เจ้าของบ้านเป็นแรงงานสมทบหรือก่อสร้างบ้านของตนเองจะต้องทำหน้าที่ควบคุมการสร้างบ้านให้เป็นไปตามแบบและสัญญาจ้าง
กรณีที่บางชุมชนจ้างช่างและรับเหมาแรงงาน เจ้าของบ้านก็ต้องมีส่วนร่วมในการควบคุมดูแลการก่อสร้างให้เป็นไปตามแบบและมาตรฐานที่ร่วมกันกำหนดไว้ โดยการควบคุมงานก่อสร้างนั้นเจ้าของบ้านจะต้องมีการวางแผนร่วมกันกับคณะกรรมการควบคุมงานก่อสร้างและช่าง โดยยึดตามแบบฉบับที่กำหนดไว้
นอกจากนี้ยังต้องร่วมกันกำหนดแผนงานการใช้วัสดุก่อสร้างให้ชัดเจน ว่าการก่อสร้างจะต้องใช้วัสดุอะไรบ้าง และทำหน้าที่ในการเบิกจ่ายวัสดุให้กับช่าง หลังจากที่งานก่อสร้างเสร็จในแต่ละ งวด เจ้าของบ้านร่วมกับคณะกรรมการตรวจรับงานจะทำหน้าที่ในการตรวจรับงานก่อสร้าง
ทั้งนี้ การตรวจรับงานก่อสร้าง จะเกิดขึ้นหลังจากที่ได้มีการดำเนินการก่อสร้างเสร็จสิ้นตามงวดงานตามสัญญาจ้าง โดยมีคณะกรรมการทำหน้าที่ในการตรวจสอบรับงวดงาน ทั้งนี้ ในการตรวจ สอบรับงาน ประกอบคณะทำงาน ดังนี้
- คณะกรรมการตรวจรับงาน
- คณะกรรมการควบคุมงาน
- เจ้าของบ้าน
- ตัวแทนจากชุมชนและตัวแทนจากเมือง หรือภาคีเข้าร่วมตรวจรับงวดงาน
โดยการตรวจรับงานนั้นจะต้องตรวจในเรื่องการทำงานของผู้รับจ้าง การก่อสร้างให้เป็นไปตามแบบก่อสร้างและงวดงาน งวดเงินที่กำหนดไว้ในสัญญาจ้าง หากเป็นไปตามแบบและงวดงานงวดเงินที่ระบุไว้ในสัญญาจ้าง คณะกรรมการตรวจรับงานจึงจะเซ็นต์รับรองการตรวจรับงานในใบตรวจรับงาน เพื่อเป็นเอกสารประกอบในการเบิกจ่ายเงินค่าจ้างตามงวดงานให้กับผู้รับจ้าง
แต่ถ้าหากการตรวจรับงานพบว่า มีข้อบกพร่อง หรือมีข้อผิดพลาดไม่เป็นไปตามแบบ คณะกรรมการตรวจรับงานจะเป็นผู้แจ้งให้ผู้รับจ้างดำเนินการแก้ไขปรับปรุงให้เป็นไปตามแบบ เมื่อผู้รับจ้างแก้ไขงานเป็นที่เรียบร้อยแล้วจึงแจ้งให้คณะกรรมการตรวจรับทราบเพื่อดำเนินการตรวจรับงานใหม่อีกครั้ง
เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมงานและการตรวจรับงาน
- สัญญาจ้าง
- แบบก่อสร้างและรายการประกอบแบบ
- งวดงานงวดเงิน
- แผนงานก่อสร้าง (ซึ่งชุมชนร่วมกันจัดทำขึ้น)
- บันทึกประจำวัน
บุคคลที่เกี่ยวข้อง
- คณะกรรมการชุมชน
- คณะกรรมการควบคุมงาน
- คณะกรรมการตรวจรับงาน
- ช่างชุมชน / ผู้รับเหมา
- เจ้าของบ้าน
ข้อควรระวังการควบคุมงานและตรวจรับงานก่อสร้าง
กรรมการควบคุมงานและกรรมการตรวจรับงาน ควรศึกษารายละเอียดของสัญญาจ้าง แบบรายการประกอบ และงวดงาน งวดเงิน ให้เข้าใจ
หากเกิดปัญหาในการก่อสร้าง คณะกรรมการตรวจรับงานและคณะกรรมการควบคุมงานควรพิจารณาร่วมกันในการหาข้อสรุปร่วมกับเจ้าของบ้านและช่างรับเหมาการเบิกจ่ายเงินค่าจ้างให้เป็นไปตามสัญญาการจ้าง โดยการจัดจ้างช่างในชุมชนหรือผู้รับเหมาจากภายนอกชุมชนในการก่อสร้างใดๆ ต้องมีการจัดทำสัญญาการจ้างที่ชัดเจนเพื่อเป็นข้อผูกพันในพันธะสัญญาที่มีต่อกันในทางกฎหมาย เพื่อป้องกันการละทิ้งงานก่อสร้างของช่างในชุมชนหรือผู้รับเหมา
ความล่าช้าในการก่อสร้างอาจเกิดได้หลายกรณี เช่น ก่อสร้างในช่วงฤดูฝน ช่างทำงานไม่ต่อเนื่อง ร้านวัสดุอุปกรณ์ไม่ตรงเวลา ดังนั้นต้องมีการวางแผนงานเพื่อเตรียมการแก้ไขปัญหาที่คาดว่าจะเกิด
การสั่งแก้ไขงานของคณะกรรมการควบคุมงานและกรรมการตรวจการจ้าง เมื่อสั่งด้วยวาจาต้องมีหนังสือเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นหลักฐานและแจ้งให้ผู้รับจ้าง (ช่างในชุมชนหรือผู้รับเหมา) ทราบและเก็บเป็นเอกสารในการตรวจสอบการดำเนินการแก้ไขของผู้รับจ้างต่อไป
การควบคุมงาน ควรมีการตรวจสอบงานก่อสร้างว่าดำเนินการเป็นไปตามแผนงานก่อสร้างหรือไม่ หากไม่เป็นไปตามแผนงานควรมีการประชุมในคณะกรรมการเพื่อหาแนวทางในการปรับปรุงแผนการดำเนินงานเพื่อให้เป็นไปตามแผนงานก่อสร้าง
การควบคุมงานก่อสร้าง หากเป็นไปได้ควรมีการบันทึกการทำงานและปริมาณการใช้วัสดุในแต่ละวัน เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ ติดตามและประเมินผลงานก่อสร้าง
การควบคุมงานก่อสร้าง เจ้าของบ้านที่มีส่วนร่วมน้อยหรือขาดการเอาใจใส่ในงานก่อสร้างบ้านของตนเองจะนำไปสู่ปัญหาต่างๆ ตามมา
สิ่งที่ต้องใส่ใจเวลาตรวจรับงาน
- เวลาตรวจรับมอบงานควรจะมีเจ้าของบ้าน ช่างชุมชน คณะกรรมการหมู่บ้าน และกองช่างท้องถิ่น หรือว่าสถาปนิก และเครือข่าย ฯลฯ
- กรณีผิดพลาดต้องทำใหม่ เราจะต้องพูดกันให้ชัดเจนถึงความรับผิดชอบของผู้รับเหมา
- การตรวจงวดงาน เราต้องให้ทางกองช่างของเทศบาลเข้ามาตรวจงาน เช่น การตรวจงานงวดที่ 1 ซึ่งบางหลังเสร็จแล้วช่างจะเอาปูนหุ้มโครงไปแล้ว ดังนั้นต้องรีบตรวจก่อน และต้องถ่ายรูปเก็บไว้
จุดที่ต้องใส่ใจมากๆ คือ การตรวจตั้งแต่ขั้นพื้นฐานอย่าง
ตอหม้อ สำคัญมาก
เรื่องที่ควรทำ
“บันทึกประจำวัน” เพราะการทำบ้านนั้น มักจะมีปัญหาตลอด การที่เราจะไหว้วานคนอื่นให้มาดูบ้านให้เรานั้น คงไม่ดีนักเพราะบางจุดอาจจะมีตรงไหนที่สะดุดตาของเราในฐานะเจ้าของบ้านมากกว่า และการฝากการทำให้เกิดการผิดใจกัน เข้าทำนองดูบ้านเธอดี บ้านฉันไม่ดี เพราะฉะนั้นเจ้าของบ้านควรลงพื้นที่ทุกวันและดูว่าช่างทำอะไรบ้าง เช่น เขาใส่เหล็กครบไหม เทปูนถูกหรือเปล่า
เขียนบันทึกทั้งช่างและเจ้าของบ้าน เวลาช่างเบิกปูนไปเท่า
นี้แล้วจะไปเอาใหม่ เราก็ต้องมาตรวจ มาจดบันทึกไว้ เพื่อเป็น
หลักฐานเวลามีปัญหา
6. การเบิกจ่ายเงินค่าแรงของผู้รับจ้าง (ผู้รับเหมาและช่างชุมชน)
การเบิกจ่ายจะดำเนินการเมื่อผู้รับจ้างได้ดำเนินการก่อสร้างจนเสร็จตามงวดที่ระบุไว้ในสัญญาจ้าง โดยเมื่อคณะกรรมการตรวจรับงานได้ตรวจงานก่อสร้างและพบว่าการก่อสร้างนั้นเป็นไป
ตามแบบและงวดงาน งวดเงินที่ระบุไว้ในสัญญาจ้างมีคุณภาพดีเป็นไปตามมาตรฐานงานก่อสร้างและหลักวิชาช่างแล้วคณะกรรมการตรวจรับงานจะเซ็นรับรองการตรวจรับงานในใบตรวจรับงานและ
นำส่งคณะกรรมการการเงินเพื่อที่คณะกรรมการการเงินจะได้ดำเนินการเบิกจ่ายเงิน โดยตรวจสอบจากงวดงานงวดเงินในสัญญาจ้าง
เอกสารที่เกี่ยวข้องในการเบิกจ่ายค่าแรงของผู้รับจ้าง(ช่างชุมชนและผู้รับเหมา)
- เอกสารประกอบการรับเงินค่าแรงของช่าง / ผู้รับเหมา
- ใบตรวจรับงานของคณะกรรมการตรวจรับงาน
บุคคลที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนการเบิกจ่ายค่าแรง
- ผู้รับจ้าง (ช่างชุมชนหรือผู้รับเหมา)
- คณะกรรมการตรวจรับงาน
- คณะกรรมการการเงิน
- เจ้าของบ้าน
ข้อควรระวังการเบิกจ่ายค่าแรงของผู้รับจ้าง (ช่างชุมชนและผู้รับเหมา)
การเบิกจ่ายให้เป็นไปตามงวดในสัญญาจ้าง และจะดำเนินการเบิกจ่ายได้ก็ต่อเมื่อมีใบตรวจรับงานจากคณะกรรมการตรวจรับงานเท่านั้น หากเป็นไปได้คณะกรรมการการเงินควรตรวจดูหน้างานว่าเนื้องานเป็นไปตามงวดหรือไม่
ห้ามมีการเบิกจ่ายนอกเหนือสัญญาจ้าง เช่น การเบิกเงินล่วงหน้า หรือการเบิกเงินทั้งที่งานไม่แล้วเสร็จตามสัญญาจ้าง เพราะจะเกิดปัญหาการทิ้งงานเนื่องจากผู้รับจ้างได้เงินล่วงหน้าไปแล้วไม่ก่อสร้างให้เสร็จตามสัญญา ซึ่งหากเกิดกรณีดังกล่าวคณะกรรมการการเงินต้องเป็นผู้รับผิดชอบ
กรรมการการเงินและกรรมการบัญชีควรเป็นคนละชุด เพื่อความโปร่งใสติดตามตรวจสอบซึ่งกันกันได้การเบิกจ่ายเงินค่าก่อสร้างบ้าน ควรให้เจ้าของบ้านร่วมรับทราบในการเบิกจ่าย โดยให้ผู้รับจ้างเซ็นต์เงินทุกครั้ง และจัดทำบัญชีคงเหลือกับเจ้าของบ้าน
เอกสารการเงิน การบัญชีให้ทำเป็นปัจจุบัน มีระบบการจัดเก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ และสำเนาเอกสารให้ส่วนต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง สามารถตรวจสอบซึ่งกันและกันได้
กติกาการเบิกจ่ายงบประมาณในโครงการบ้านมั่นคง
ก) งบประมาณเบิกจ่ายโดยตรงให้กับชุมชน โดยสหกรณ์หรือกลุ่มออมทรัพย์ของชุมชนเป็นองค์กรในการเบิกจ่ายงบประมาณในโครงการทุกประเภทงบประมาณ
ข) งบประมาณแบ่งจ่ายเป็นงวดตามแผนกิจกรรมการปรับปรุงชุมชนและที่อยู่อาศัยของชุมชนโครงการที่ได้รับอนุมัติงบประมาณวงเงินรวมไม่เกิน 1 ล้านบาท เบิกจ่ายไม่น้อยกว่า 1 งวด และสำหรับโครงการของชุมชนที่ได้รับอนุมัติงบประมาณวงเงินเกินกว่า1 ล้านบาทขึ้นไป เบิกจ่ายไม่น้อยกว่า 3 งวด ทั้งนี้การจัดงวดให้เป็นไปตามลำดับความสำคัญ และความจำเป็นของงาน
ค) ชุมชนจัดทำแผนการใช้งบประมาณและการเบิกจ่ายงบประมาณ โดยชุมชนพัฒนาแก้ไขปรับปรุงแผนงานตามข้อเสนอแนะ(หากมี) ของคณะอนุกรรมการโครงการบ้านมั่นคง หรือคณะทำงานระดับภาค พร้อมจัดทำแผนการใช้งบประมาณ และจัดงวดการเบิกจ่ายงบประมาณตามลำดับความสำคัญ ความจำเป็นเร่งด่วน การดำเนินการก่อนและหลังของงาน โดยงานปลูกสร้างบางรายการจำเป็นต้องมีแบบแปลน มีการถอดราคาวัสดุและแรงงาน มีการวางแผนการก่อสร้างที่เน้นให้ชุมชนดำเนินงานร่วมกัน การจัดซื้อวัสดุหรือการจ้างแรงงาน ซึ่งต้องมีการประชุมปรึกษาหารือวางแผนการทำงานร่วมของสมาชิกในชุมชนและผู้เกี่ยวข้อง รวมถึงการดำเนินการขออนุญาตปลูกสร้าง (หากจำเป็นต้องมี)
ง) การเบิกจ่ายงบประมาณกรณีการขอใช้ที่ดินรัฐ อย่างน้อยสามารถเบิกจ่ายงบประมาณเพื่อทำการปรับปรุงชุมชนได้ เมื่อชุมชนได้รับการยืนยันอนุญาตให้ชุมชนใช้ที่ดินตามคำเสนอของชุมชนจากเจ้าของที่ดิน ซึ่งมีในหลายระดับ ได้แก่ การให้ใช้ประโยชน์ การให้เช่า เป็นต้น หากในกรณีที่เจ้าของที่ดินยังไม่อนุญาตตามคำขอของชุมชน และจำเป็นที่ต้องเบิกจ่ายงบประมาณไปดำเนินการ อย่างน้อยคณะกรรมการเมือง หรือ คณะทำงานระดับจังหวัด ซึ่งประกอบส่วนมาจากชุมชน หน่วยงานท้องถิ่น หรือผู้ว่าราชการจังหวัด และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ให้ความเห็นชอบให้ดำเนินการเบิกจ่ายงบประมาณได้
จ) การเบิกจ่ายงบประมาณกรณีการซื้อที่ดินเอกชน อย่างน้อยสามารถเบิกจ่ายได้ เมื่อมีการทำสัญญาจะซื้อจะขาย ระหว่างชุมชนกับเจ้าของที่ดิน โดยมีการระบุในสัญญาให้สามารถดำเนินการปรับปรุงพื้นที่ได้ และคณะกรรมการเมือง หรือคณะทำงานระดับจังหวัด ซึ่งประกอบส่วนมาจากชุมชน หน่วยงานท้องถิ่น หรือผู้ว่าราชการจังหวัดและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ให้ความเห็นชอบให้ดำเนินการเบิกจ่ายงบประมาณได้
ฉ) การตรวจรับงานโดยชุมชน เครือข่าย และคณะกรรมการเมือง เพื่อประกอบการเบิกจ่ายงบประมาณ เพื่อสนับสนุนให้เกิดระบบการบริหารจัดการโครงการบ้านมั่นคงที่มีส่วนร่วม มีการใช้งบประมาณให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ชุมชน ประกอบกับเป็นงบประมาณเพื่อการปลูกสร้างของชุมชน หรือ มีการตรวจรับงานตามงวดงาน โดยมีส่วนร่วมจากหลายฝ่าย ทั้งในระดับสมาชิกในชุมชน เครือข่าย หน่วยงานท้องถิ่น และหน่วยงานภาคีที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะคณะกรรมการเมือง
ช) ระบบการดูแลการใช้จ่ายงบประมาณและการเงินของสหกรณ์หรือกลุ่มออมทรัพย์ ในการรับจ่ายเงินงบประมาณโครงการบ้านมั่นคง สหกรณ์หรือกลุ่มออมทรัพย์ ต้องมีระบบการรับและจ่ายเงินตามระบบของสหกรณ์หรือกลุ่มออมทรัพย์ ได้แก่ การจัดเก็บเงินในบัญชีธนาคารของสหกรณ์หรือกลุ่มออมทรัพย์ การขออนุมัติเบิกจ่ายเงินโดยคณะกรรมการ หรือที่ประชุมสมาชิก การออกใบเสร็จ หรือใบสำคัญรับ และการจ่ายเงิน การลงบันทึกบัญชีรับจ่ายประจำวัน รวมถึงการจัดเก็บเอกสารหลักฐานสำคัญการรับจ่ายเงิน
ซ) การจัดเก็บเอกสารหลักฐานการใช้จ่ายงบประมาณโครงการ ชุมชนต้องมีการจัดเก็บหลักฐานเอกสารสำคัญของการใช้จ่ายงบประมาณและการเงินของโครงการ ได้แก่ สัญญาจัดจ้าง สัญญาซื้อขาย ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด ใบสำคัญรับ-จ่ายเงิน ใบส่งของเอกสารการส่งและการตรวจรับวัสดุ หรือตรวจรับงาน ซึ่งเป็นเอกสารหลักฐานที่มีชื่อและที่อยู่ของร้านค้าหรือผู้ขาย และวันที่ที่ชัดเจน และออกให้กับชุมชนในนามสหกรณ์หรือกลุ่มออมทรัพย์ มีการลงนามการรับ-จ่ายเงิน หรือของ หรือ งานของชุมชนตามที่ได้มีการมอบหมายกัน และเอกสารทั้งหมดมีการเก็บรักษา และพร้อมให้มีการตรวจสอบจากผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย
ขั้นตอนการเบิกจ่าย
เอกสารประกอบการเบิกจ่าย
งวดที่ 1
- หนังสือขอเบิกจ่ายงบประมาณจากชุมชน
- สำเนาสมุดบัญชีธนาคาร พร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง
- แผนการพัฒนาและปรับปรุงที่อยู่อาศัยโดยรวมของชุมชน
- แผนการเบิกจ่ายงบประมาณโครงการบ้านมั่งคงรายงวด
- แบบสรุปความคิดเห็นประกอบการพิจารณาเบิกจ่าย
- แบบรายงานผลการดำเนินงานโครงการบ้านมั่นคง
- บันทึกความร่วมมือ (MOU)
งวดที่ 2
- เอกสารการเบิกจ่ายเหมือนงวดที่ 1 แต่ไม่ต้องแนบ MOU
- รายงานการตรวจงานโครงการบ้านมั่นคง
- สรุปการรับ-จ่ายเงิน ประจำงวด
เอกสารประกอบการเบิกจ่ายอื่นๆ
- ผังและแบบแปลนการปรับปรุงชุมชน และแผนการดำเนินงาน
ข้อแนะนำ ผังและแบบแปลนการปรับปรุงชุมชน พร้อมสรุปงบประมาณการปรับปรุงชุมชนทั้งโครงการ และแผนระยะเวลาการดำเนินงาน ขอให้เป็นผังและแบบแปลนที่มีการปรับปรุงแก้ไขตามข้อเสนอแนะของคณะอนุกรรมการโครงการบ้านมั่นคงและเป็นที่เห็นชอบร่วมกันของชุมชน และภาคีฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งชุมชนจะใช้เป็นผังหลักในการดำเนินการปรับปรุงชุมชน การจัดทำผังนี้ขอให้ทำไว้ 3 ฉบับ เก็บไว้กับชุมชนฉบับหนึ่ง คณะกรรมการเมืองฉบับหนึ่ง และ พอช. ฉบับหนึ่ง โดยมีมาตรส่วนที่ถูกต้องตรงตามมาตราส่วนของพื้นที่จริง
หมายเหตุ ผังและแบบแปลนการปรับปรุงชุมชน ฉบับที่ให้
พอช. ขอให้จัดส่งให้อย่างช้าที่สุดในการเบิกจ่ายงบประมาณงวดแรก
- แบบแปลนงานก่อสร้างแต่ละหมวดงาน
ข้อแนะนำ เป็นแบบแปลนงานก่อสร้าง พร้อมรายละเอียดการก่อu3626 สร้าง ถอดแบบรายการวัสดุ ราคา ค่าแรง เรียบร้อยแล้ว เป็นฉบับที่ได้รับความเห็นชอบของชุมชนและผู้เกี่ยวข้อง แบบแปลนงานก่อสร้างของแต่ละหมวดงานอย่างน้อยต้องส่งแนบมาประกอบการเบิกจ่ายงบประมาณของหมวดงานนั้นๆ รวมถึง แผนงวดงานการก่อสร้างและงวดการเบิกจ่ายเงิน
